Pflichtinformationen gem. Art. 12 ff. DSGVO

zur Verarbeitung von zur Verarbeitung von Bewerber- und Kunden-/Interessentendaten

I. Kontaktdaten

Kontaktdaten des Verantwortlichen

OPTIPER Holding GmbH
Geschäftsführung: Elmar Hoff, Thomas Sotek
Michael-Henkel-Straße 6
36043 Fulda
Telefon: 0661 / 93 36 54 80
E-Mail: dsb@optiper.de

Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

BerIsDa GmbH
Daniel Dreijalts
Petersberger Straße 57a
36037 Fulda
Telefon: 0661 / 29 69 80 90
E-Mail: datenschutz@berisda.de

II. Verarbeitung von Bewerberdaten

Welche personenbezogenen Daten erheben wir und woher beziehen wir diese?

Vorname, Nachname, Geburtsname, Namenszusätze, Geschlecht, Privatanschrift, ggfls. Postanschrift, Telefonnummern (Festnetz und mobil), persönliche E-Mail-Adresse
Sofern Sie dies angeben: Geburtsdatum (und Alter), Familienstand, Konfession
Bewerbungsfoto (Sofern es sich aus Ihrem Bewerbungsbild ergibt: Angaben zu Gesundheitsmerkmalen, bspw. Brille oder zur rassischen und ethnischen Herkunft)
Angaben zu Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten
- Lebenslaufdaten, wie Angaben zu Schule, Ausbildung und Studium, Informationen in Bezug auf vorhergehende berufliche Stationen (inkl. Stellenbezeichnung, vorhergehende Arbeitgeber, Position, Abteilung, Standort), berufliche Erfahrungen
- Informationen zu bisherigen Erfolgen, erzielten Fähigkeiten
- Nachweise über Weiterbildungen und bestandene Prüfungen sowie Zeugnisse (bspw. schulische Zeugnisse oder Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber)
Angaben zu Ihrer gewünschten Beschäftigung
- wie bspw. Eintrittsdatum, Betriebsstätte, Gehaltsvorstellungen

Darüber hinaus werden folgende Daten von Ihnen erhoben, wenn Sie uns diese Angabe in der Bewerbung mitteilen und wenn:

Sie kein EU-Bürger sind:
- Angaben zu Ihrer Staatsbürgerschaft
- Angaben zum Aufenthaltstitel (Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis)
es für die ausgeschriebene Stelle relevant ist und rechtlich zulässig ist:
- Angaben zur gesundheitlichen Eignung
- Angaben zu Vorstrafen; Daten aus dem polizeilichen Führungszeugnis
- Angaben zum Vorliegen einer Schwerbehinderung
- Daten aus dem Führerschein (bspw. Angaben zur Führerscheinklasse)
Sie weitere Beschäftigungen ausüben:
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen (z.B. Haupt- oder Nebenbeschäftigung, Art)

Zu den o.g. Daten können wir weitere personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie uns diese mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, insbesondere aus den Bewerbungsunterlagen, dem Bewerbungsgespräch und aus dem Personalfragebogen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für das Bewerbungsverfahren bei uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung im Bewerbungsverfahren um eine ausgeschriebene Stelle nicht berücksichtigen können. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

Öffentlich zugängliche Quellen

Weiterhin verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internetauftritten, beruflichen Netzwerken), die wir zulässigerweise und nur zu dem jeweiligen Verwendungszweck nutzen. Weiterhin erhalten wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung, Personalvermittler).

Abgleich Ihrer Daten

Darüber hinaus können wir Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ (gemäß Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002) abgleichen, um uns vor strafrechtlichen Folgen zu schützen und sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (beziehungsweise § 26 Abs. 1 BDSG) die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Dies erfolgt, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Sofern eine Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken (z.B. Untersuchungen zum Bewerberverhalten) stattfindet, erfolgt diese ausschließlich zu eigenen Zwecken und in keinem Fall personalisiert, sondern anonymisiert.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (beziehungsweise § 26 Abs. 1 BDSG (Art. 88 Abs. 1 DSGVO)) zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei dem Verantwortlichen.

Soweit in diesem Zusammenhang besondere personenbezogene Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (beziehungsweise § 26 Abs. 3 BDSG).

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Aufnahme in den Bewerber-/Talentpool oder die Weitergabe an verbundene Unternehmen erteilen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten das Vorliegen einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt bspw. zu technischen Auswertungs- und Analysezwecken, um die Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (bspw. Nachkommen unserer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)). In diesen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse.

Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten, die in die Entscheidung über Ihre Einstellung eingebunden sind.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen, z.B. Rechenzentrumsdienstleister, EDV-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.

Zur Stellenvermittlung werden Ihre Daten sowie die von unseren Unternehmen erstellten Profile an unsere Kunden und Interessenten übermittelt.

Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt in keinem Fall. Sollten Sie im Einzelfall die Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

Dauer der Verarbeitung (Kriterien der Löschung)

Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dieser gibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragend an acht bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.

III. Verarbeitung von Kunden-/Interessentendaten

Beschreibung und Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- und Vertragsbeziehung von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen einer vorvertraglichen Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Anfrage Ihrerseits erhalten. Wir verarbeiten gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Stamm- und Kontaktdaten wie Anrede, Vor- und Nachnamen, geschäftliche Anschrift, Geburtsname, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, Faxnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse
Informationen zur Funktion und zu Ihrer Tätigkeit (bei Ihrem Arbeitgeber)
Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen erhoben wurden
Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenzen
Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten und ggf. Bonitätsauskünfte
Weitere Daten, deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Abwicklung einer Vertragsbeziehung erforderlich sind oder die freiwillig von unseren Ansprechpartnern angegeben werden, wie getätigte Anfragen oder Projektdetails

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit erhoben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für die Kommunikation und die Abwicklung von Verträgen mit uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, können wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Dies gilt auch für die Beantwortung Anfragen Ihrerseits. Darüber hinaus werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufrechtzuerhalten bzw. einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden. Die Nichtbereitstellung kann daher dazu führen, dass Sie kein Ansprechpartner und/oder Geschäftspartner sein können. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

Wir identifizieren zudem anhand der übermittelten Informationen potenzielle Geschäftspartner, die unsere Leistungen und Informationen benötigen könnten, und informieren diese Geschäftspartner per Briefwerbung. Wir behalten uns vor im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Anbahnung, Durchführung und Beendigung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten als Ansprechpartner einer juristischen Person erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, und zwar zur Erfüllung eines mit Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrages. Soweit notwendig verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch darüber hinaus aufgrund einer Interessenabwägung (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der postalischen Direktwerbung erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, für die Speicherung Ihrer Daten in einer Werbesperrdatei zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) erfolgen oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e DSGVO) liegen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z.B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

Zweck der Verarbeitung

Für folgende Zwecke verarbeiten wir Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern:

Allgemeine Kommunikation mit Geschäftspartnern zu Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen des Geschäftspartners zu bearbeiten
Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner
Durchführen von postalischen Marketingkampagnen, Veranstaltungen für Geschäftspartner und ähnlichen Aktionen und Events
Postalische Zustellung von Informationen, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten)

Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung zu folgenden Zwecken:

Maßnahmen für die Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Customer-Relationship-Management-Datenbank
Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Dienstleistungen, Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zudem zum Zwecke der postalischen Direktwerbung. Die Aufnahme in eine Werbesperrdatei dient zum Nachweis und zur Abwehr von Haftungsansprüchen sowie zur Berücksichtigung Ihrer erteilten Werbewidersprüche bei zukünftigen Marketinginitiativen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Verarbeitung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zweckes notwendig ist, jedoch grundsätzlich so lange, bis das Vertragsverhältnis mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber besteht. Die Daten werden daher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten daher zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen oder gesetzlicher Vorgaben werden Ihre Daten gelöscht.

Wir nutzen Ihre Kontaktdaten, um Sie per Post über unsere Leistungen zu informieren. Dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen:

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
(Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten. Dabei entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Wir behalten uns vor, im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihre E-Mailadresse und/oder Ihre Postadresse allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern. Die Speicherung in der Werbesperrdatei ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrungsdauer der einzelnen Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bitten wir Sie den zuständigen Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren

Rechte der betroffenen Person

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Haben Sie uns personenbezogene Daten bereit gestellt, und erfolgt eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrags so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständigen Aufsichtsbehörden sind je nach Sitz des Verantwortlichen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit oder der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.